Allgemeine Geschäftsbedingungen Kongress Zukunft Gesundheit 2022
1. Maßgebliche Bedingungen
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die Geschäftsbeziehungen zwischen dem Klinikverbund Hessen- im Folgenden Veranstalter - und dem Aussteller/Partner/Sponsor - im Folgenden Aussteller - im Rahmen des Kongresses Zukunft Gesundheit 2022.
2. Standanmeldung
Mit Unterzeichnung des Anmeldeformulars/der Vereinbarung/des Angebots erkennt der Aussteller alle Teilnahmebedingungen verbindlich an und steht dafür ein, dass diese auch von seinen Erfüllungsgehilfen eingehalten werden.
3. Teilnahmebestätigung
Erst mit der Teilnahmebestätigung oder der gegen-gezeichneten Vereinbarung durch das Kongressbüro entsteht ein Ausstellungsvertrag zwischen Aussteller, Kongressbüro und Veranstalter. Der Veranstalter behält sich vor, einzelne Anbieter von der Teilnahme an der Veranstaltung auszuschließen.
4. Standzuteilung
Die Standzuteilung erfolgt unter Berücksichtigung der Nachfrage, der zur Verfügung stehenden Ausstellungsfläche, technischer Anforderungen und konzeptioneller Belange des Veranstalters. Die örtlichen Standwünsche der Ausstellerfirmen werden je nach Möglichkeit berücksichtigt. Der Aussteller hat keinen Anspruch auf Zuteilung einer bestimmten Standfläche. Darüber hinaus garantiert der Veranstalter nicht für den Erfolg der Ausstellung, d.h. für Besucherzahlen und Kongressteilnehmer. Der Veranstalter empfiehlt jedem ausstellenden Unternehmen eigenständige Veranstaltungswerbung zusätzlich zu den regulären Kongressmedien.
Das Eingangsdatum der Standanmeldung ist für die Verteilung der Standflächen nicht maßgebend.
Die Lage der Ausstellungsfläche und die Besetzung der angrenzenden Stände können vom Veranstalter auch nach Versand der Standzuteilung geändert werden. Diese Änderungen begründen keine Minderungsansprüche. Eine Kündigung/Stornierung ist nur nach Maßgabe der Ziffer 7 möglich.
Die Aushändigung der Anmeldeunterlagen begründet keinen Anspruch auf eine spätere Zulassung zur Ausstellung. Der Vertrag über die Standvermietung entsteht nur für die jeweils in Bezug genommene Ausstellung. Zeitlich darüber hinauswirkende Rechtsfolgen für künftige Ausstellungen können hieraus nicht abgeleitet werden. Insbesondere entstehen für spätere Ausstellungen keine Ansprüche auf Abschluss weiterer Mietverträge oder die Zuweisung eines in der Vergangenheit mehrfach belegten Standplatzes.
5. Zahlungsbedingungen
Mit Erhalt der Teilnahmebestätigung werden die Beteiligungskosten / Standmieten ohne Nebenkosten in Rechnung gestellt und sind innerhalb der angegebenen Zahlungsfrist ohne Skontoabzug zu begleichen. Bankgebühren bei Überweisungen aus dem Ausland gehen zu Lasten des Auftraggebers. Wurden Gebühren zu Lasten des Veranstalters bereits berechnet, müssen diese vom Aussteller spätestens vor Ort gegen Vorlage eines Zahlungsnachweises nachgewiesen oder durch Barzahlung beglichen werden.
Die Rechnungen müssen bis spätestens zum 1. Aufbautag beglichen oder ein Überweisungsbeleg vorzeigbar sein. Wurde bis zu diesem Tag noch keine Zahlung veranlasst, muss die Rechnung vor Ort beglichen werden. Bei Zahlungsverzug ist der Veranstalter und das Kongressbüro berechtigt, ohne weitere Ankündigung vom Vertrag zurückzutreten.
6. Nebenkosten
Die Nebenkosten werden nach der Veranstaltung gemäß den vom Aussteller getätigten Bestellungen zuzüglich der Gebühren und Verbrauchswerte (z.B. Telefoneinheiten, Strom, Mobiliar, etc.) durch das RheinMain CongressCenter in Rechnung gestellt.
7. Stornierung/Kündigung
Der Kongress wird als Präsenzveranstaltung in 2G geplant und durchgeführt. Diese Planung unterliegt aufgrund der besonderen Umstände im Detail dem Vorbehalt der im Februar gelten-den Corona-Bestimmung in Hessen, bzw. im RMCC.
Eine Absage der Tagung oder Änderung des Veranstaltungsformates, etwa mangels ausreichender Teilnehmerzahl oder aufgrund behördlicher Auflagen, bleibt dem Veranstalter vorbehalten. Bereits entrichtete Teilnahmegebühren werden bei Absage bis auf einen Betrag von 500 € für bereits erfolgte Marketingaktivitäten (Logoabdruck Flyer, Website) zurückerstattet. Ein anderer Schadenersatzanspruch ist ausgeschlossen.
8. Mitaussteller
Eine Untervermietung ist ohne eine vorherige schriftliche Einwilligung des Veranstalters nicht gestattet. Für die genehmigte Untervermietung einer Standfläche an einen Mitaussteller, wird eine Mietpauschale in Höhe von 500,00 € zzgl. MwSt. pro Mitaussteller berechnet.
In allen Kongressmedien (Website und Printmedien) erscheint lediglich der Hauptaussteller. Der Mieter hat die Vertragsbedingungen des Veranstalters, insbesondere auch dessen Allgemeine Geschäftsbedingungen, auch gegenüber seinen Vertragspartnern zugrunde zu legen.
9. Ausstellungsflächen, Standgrenzen
Die gemietete Standfläche wird vor Aufbaubeginn vom Kongressbüro gekennzeichnet. Ein Überschreiten der Standgrenzen ist im Interesse der anderen Aussteller, der Sicherheit und der Gewährleistung der Verkehrswege nicht zulässig.
Geringfügige Abweichungen zur Standflächenbuchung (bis 5 %) begründen keinen Minderungsanspruch oder eine Nachberechnung. Pfeiler und andere Einschränkungen der Nutzbarkeit gehören zur gemieteten Fläche und begründen keine Minderungsansprüche. Reklamationen sind dem Veranstalter unverzüglich mitzuteilen.
10. Standaufbau/-abbau
Für den Standaufbau hat jeder Aussteller selbst Sorge zu tragen. Grundlage für den Standbau sind die DIN und das örtliche Baurecht (im Besonderen die VStättV). Für alle Standaufbauten sind zusätzlich die Entgelt- und Nutzungsbedingungen sowie technischen Richtlinien des Veranstaltungshauses/-ortes bindend.
Es werden keine Stellwände als Standbegrenzungen aufgestellt. Eine Befestigung von Materialien an Wänden und Fußböden ist nicht möglich.
Zusätzlich ist es dem Veranstalter vorbehalten, Standaufbauten im Interesse der benachbarten Aussteller verändern zu lassen. Die Ausstellungsstände und Einrichtungen sind von den Ausstellern selbst mitzubringen und aufzubauen. Tische, Stühle und Elektroanschlüsse können kostenpflichtig über das RheinMain CongressCenter angemietet werden.
Um die Sicherheit aller Anwesenden zu gewährleisten, ist ein Abbau vor Kongressende nicht möglich. Ein frühzeitiger Abbau ist nicht gestattet.
11. Standmaterial
Alle verwendeten Materialien müssen den sicherheits- und brandschutztechnischen Bestimmungen entsprechend schwer entflammbar (B1 nach DIN 4102) sein. An Wänden, Säulen, Decken oder Böden usw. dürfen Standwände, Plakate, Schilder oder Ähnliches nicht mit Nägeln, Schrauben, Klebeband oder Klebstoff befestigt werden.
Für eventuelle Schäden haftet der Aussteller. Die Standplätze sind nach der Ausstellung in einwandfreiem und besenreinem Zustand zu hinterlassen. Für alle angerichteten Schäden haftet der Aussteller unbeschadet einer Haftung des Frachtführers unmittelbar.
12. Bauhöhe
Die Aufbauhöhe ist mit maximal 2,50 m festgelegt. Abweichungen bedürfen in jedem Falle der schriftlichen Genehmigung durch den Veranstalter oder das Kongressbüro.
13. Tragfähigkeit
Die maximal zulässige Bodenbelastung im Gebäude richtet sich nach den technischen Richtlinien der Veranstaltungsstätte.
14. Sicherheitsvorschriften
Alle geltenden Vorschriften müssen beachtet werden (z.B. BGV, DIN, SoBeVo). Sämtliche Feuermelder, Hydranten, elektrische Verteiler, Schalttafeln und Fernsprechverteiler müssen frei zugänglich bleiben. Während der Ausstellung und des Auf- und Abbaus ist auf die Einhaltung aller polizeilichen und sonstigen behördlichen Vorschriften zu achten. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, Abänderungen offensichtlich unzureichender Standaufbauten oder die Entfernung solcher Stände, die sich als ungeeignet, belästigend oder gefährdend erweisen, zu verlangen.
Alle Standbauteile/Materialien müssen schwer
entflammbar (B1 nach DIN 4102) sein, ein entsprechendes Zertifikat ist mit Einreichen der Standunterlagen beizufügen. Stoffdecken müssen eine Maschenweite von 2 x 4 bzw. 3 x 3 mm aufweisen (sprinklertauglich!). Alle übrigen Deckenelemente wie Raster- und Lochblechfelder müssen 50 % vertikal pro Quadratmeter geöffnet sein. Deckenkonstruktionen müssen so beschaffen sein, dass sie die vorhandene Sprinkleranlage in ihrer Wirkung nicht beeinträchtigen.
15. Versicherung
Die Aussteller sind verpflichtet, vor Beginn der Veranstaltung eine allgemeine Haftpflichtversicherung abzuschließen.
Eine zusätzliche Versicherung gegen Verlust oder Beschädigung der Ausstellungsstücke während des Auf- und Abbaues, der Laufzeit der Ausstellung und des Transportes wird empfohlen. Aussteller haften auch für durch ihr Personal oder beauftragte Firmen entstandene Schäden.
16. Haftung
Der Veranstalter übernimmt keine Haftung für Diebstahl und Verletzungen von Personen während des Auf- und Abbaus sowie während der Veranstaltung. Der Aussteller haftet für jeden Personen- und Sachschaden, der durch die Verwendung und Präsentation seiner Standbauelemente, Objekte und Exponate entsteht. Den Ausstellern wird der Abschluss einer eigenen Unfall- und Diebstahlversicherung empfohlen. Ebenso wird keine Haftung übernommen für Verluste oder Schäden, die durch Störungen in der Zuführung der Elektroanschlüsse entstehen.
17. Sonstige Bestimmungen
Der Betreiber der Veranstaltungsstätte hat das Hausrecht in allen Raumbereichen.
Ist der Veranstalter infolge höherer Gewalt oder aus anderen, von ihm nicht zu vertretenden Gründen genötigt, einen oder mehrere Ausstellungsbereiche vorübergehend oder auch für längere Dauer zu räumen, die Ausstellung zu verschieben, zu verkürzen oder zu verlängern, so erwachsen dem Aussteller hieraus weder Rücktritts- oder Kündigungsrechte noch sonstige Ansprüche, insbesondere Schadensersatzansprüche gegenüber dem Veranstalter. Sollte die Tagung aus irgendeinem Grund eingeschränkt oder abgesagt werden müssen, ergeben sich daraus keine Ansprüche gegenüber dem Veranstalter. Dieser Haftungsausschluss erstreckt sich auch auf kurzfristig notwendig werdende Änderungen der Standabmessung oder, der Platzierung oder Ähnlichem.
Behördliche Genehmigungen hat grundsätzlich der Aussteller einzuholen. Ausschließlich der Aussteller trägt auch die Verantwortung dafür, dass an seinem Stand die gewerberechtlichen, polizeilichen, gesundheitsrechtlichen und sonstigen Bestimmungen eingehalten werden. Sollte wegen Verstoß gegen diese Bestimmungen die Teilnahme an der Veranstaltung nicht genehmigt werden oder vor Beendigung der Veranstaltung ein Standabbau erforderlich sein, hat der Aussteller daraus keinerlei Ansprüche auf Kostenrückerstattungen gegenüber dem Veranstalter.
18. Werbung
Dem Aussteller ist nicht gestattet, ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Veranstalters weitere Gewerbetreibende (Fotografen, Blumenverkäufer, Schausteller etc.) zu seinen Veranstaltungen zu bestellen.
Das Verteilen oder Auslegen von Prospektmaterial, Flyern, Broschüren oder ähnlichen Werbemitteln ist grundsätzlich nur auf der eigenen Standfläche gestattet. Ebenso ist das Verteilen von Werbematerial durch Hostessen, ungenehmigtes Auslegen auf den Auslageflächen und in weiteren Bereichen des Veranstaltungsortes nicht gestattet.
Der Verkauf von Ausstellungsstücken und die Abgabe von Mustern gegen Entgelt sind nicht gestattet.
19. Bild- und Tonaufnahmen, Tonwiedergabe
Bild- und Tonaufnahmen bzw. Übertragungen des Ausstellers oder Dritter bedürfen der Zustimmung des Veranstalters. Der Veranstalter und der Betreiber der Veranstaltungsstätte sind berechtigt, Fotografien, Zeichnungen sowie Film- und Videoaufnahmen vom Ausstellungsgeschehen und den Ausstellungsständen anfertigen zu lassen und für die Werbung oder Presseveröffentlichungen zu verwenden, ohne dass der Aussteller Einwendungen dagegen erheben kann. Die Benutzung von Megafonen, Lautsprechern oder anderen Möglichkeiten der Tonwiedergabe ist untersagt. In jedem Fall ist zu vermeiden, dass andere Aussteller oder die Veranstaltung gestört werden. Die Anmeldung und Gebührenzahlung bei der GEMA ist Angelegenheit des Ausstellers.
20. Sonstige Vereinbarungen
Jede Ergänzung oder Abänderung des Vertrages oder der Allgemeinen Geschäftsbedingungen bedarf der Schriftform. Mündliche Abreden bestehen nicht. Diese Abrede kann nur durch schriftliche Vereinbarung geändert werden.
21. Schlussbestimmungen
Ansprüche des Ausstellers gegen den Veranstalter verfallen in sechs Monaten nach Veranstaltung, sofern keine gesetzlichen Bestimmungen entgegenstehen.
Sind einzelne Bestimmungen des Vertrages oder der Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam, ist die Gültigkeit der anderen Regelungen nicht berührt. Die unwirksamen Bedingungen sind so zu ändern, dass der beabsichtigte Zweck erreicht wird.
Für alle Rechtsbeziehungen zwischen dem Veranstalter und dem Aussteller gilt, auch wenn der Aussteller seinen Geschäftssitz im Ausland innehat, deutsches Recht.
Gerichtsstand ist Berlin.
